Von 2 Stunden auf 5 Minuten

Wir haben den Monatsabschluss mit n8n und Zoho Books automatisiert und sparen dabei Zeit und Nerven.

Jeder Unternehmer und Buchhaltung Verantwortliche kennt das Seufzen, wenn der Kalender auf den Ersten des neuen Monats springt. Der Monatsabschluss steht an. Was theoretisch nach strategischer Finanzplanung klingt, ist in der Praxis oft stumpfes Copy-Paste-Handwerk.

In unserem Fall hieß das konkret: Deckblätter für Eingangsrechnungen erstellen, PDFs mergen, Dateien sortieren und alles mühsam beim Steuerberater hochladen. Ein Prozess, der uns monatlich zwei wertvolle Stunden kostete. Heute erledigen wir das in unter 5 Minuten.

Wie? Mit der Power von n8n und Zoho Books.

Das Problem: Der "Manuelle Loop" des Grauens

Unser bisheriger Prozess sah jeden Monat gleich aus – und er war fehleranfällig:

1. In Zoho Books die Eingangsrechnungen des Vormonats aufrufen.

2. Das spezifische Deckblatt (mit Kontierungsinformationen) als PDF speichern.

3. Die Original-Rechnung (den Beleg) herunterladen.

4. Beide PDFs mit einem externen Tool zu einer Datei zusammenfügen.

5. Die fertige Datei im Portal der Steuerberatungskanzlei hochladen.

6. Parallel dazu eine Kopie zur Archivierung in Google Drive ablegen.

Bei 50 oder 100 Belegen frisst dieser Ablauf ganze Vormittage. Es ist die Art von Arbeit, bei der man sich unweigerlich fragt: „Dafür habe ich nicht studiert/gegründet, oder?“

Die Lösung: Ein automatisierter Workflow mit n8n

Wir haben uns entschieden, diesen Prozess komplett an n8n zu delegieren. n8n ist ein Workflow-Automatisierungstool, das wie ein Klebstoff zwischen verschiedenen Apps (wie Zoho Books, Google Drive und PDFs) fungiert.

So sieht der neue Workflow aus:

• Trigger: Einmal im Monat (per Webhook) startet der Workflow.

• Datenabruf: n8n zieht sich über die Zoho Books API alle relevanten Belegdaten des letzten Monats.

• PDF.co: Das Deckblatt wird automatisch generiert.

  • Der dazugehörige Beleg wird abgerufen.

  • Ein PDF.co Node in n8n mergt beide Dokumente in Millisekunden zu einer einzigen PDF-Datei.

• Multi-Upload: Die finale Datei wird sofort in den entsprechenden Google Drive Ordner geschoben. Von dort können wir die Belege einfach an unsere Steuerberatungskanzlei weiterleiten.

Das Ergebnis: Effizienz pur

Die Zahlen sprechen für sich:

Metrik	Manueller Prozess	Mit n8n & Zoho
Zeitaufwand	ca. 120 Minuten	< 5 Minuten
Fehlerquote	Mittel (Dateien vergessen/vertauscht)	Nahe Null
Nervenfaktor	Hoch	Existiert nicht mehr

Warum n8n und Zoho Books das perfekte Team sind

Zoho Books bietet eine extrem starke API, die fast jeden Datensatz zugänglich macht. n8n wiederum erlaubt es uns, diese Daten nicht nur zu verschieben, sondern zu verarbeiten (wie das Zusammenfügen von PDFs). Das ist der entscheidende Vorteil gegenüber einfacheren Tools wie Zapier, die bei komplexen Datei-Operationen oft an ihre Grenzen stoßen.

Fazit

Die Automatisierung des Monatsabschlusses ist mehr als nur eine Zeitersparnis. Es ist ein Gewinn an mentaler Freiheit. Statt PDFs zu schubsen, können wir uns nun am Monatsanfang direkt auf die Analyse der Zahlen konzentrieren.